اتوماسیون جریان کاری

اتوماسیون جریان کاری

اکثر فعالیت هایی که در سازمان ها و کسب و کارهایی که به صورت مرحله ای با مشتریان خود در ارتباط هستند به صورت دستی و مکانیزه در حال فعالیت میباشند اگر چه در سازمانهای بزرگ از نرم افزار های مدیریتی ….. استفاده میشود در کسب و کارهای کوچک هم به دلیل نیاز به چنین سیستمی گروه مهندسی موج سازان  را به فکر طراحی و توسعه چنین نرم افزاری انداخت تا مشکلات این حوزه را رفع کند.

برای مثال یک شرکت چاپ و تکثیر را در نظر بگیرید، این شرکت فعالیت هایی روتین مانند چاپ کاتالوگ و یا چاپ کارت ویزیت را به صورت مرحله برای خود در نظر گرفته و زمانی که مشتری سفارش کارت ویزیت میدهد میبایست مراحل از پیش تعیین شده سپری شود تا محصول به دست مشتری برسد. تا این زمان این مراحل به صورت دستی انجام میگرفته به این صورت که فردی مشخصات روی کارت را میپرسیده در اختیار طراح قرار میداده سپس طراح پس از تکمیل به سمت چاپخانه میبرده از انجا برای برش به قسمتی دیگر انتقال داده میشده در این بین فراموشی کار هر فرد و کاهش دقت در حین انجام کار مشکلاتی را به وجود می اورد از طرفی حجم کاری افراد قابل اندازه گیری نبوده و حتی در زمان های شلوغ سردرگمی در امور پدیدار میشود. در نتیجه با مکانیزه کردن فعالیت ها وظیفه هر فرد در کارتابل وی نمایش داده میشود و تا زمانی که تمام کارمندان فعالیت خود را انجام ندهند پروسه سفارش مشتری به اتمام نمیرسد در نتیجه برقراری نظم همیشه حکم فرما و صرفه جویی در زمان شرط اصلی در استفاده از این نرم افزار میباشد.

سیستم اتوماسیون جریان کاری

فعالیت های روتین سازمان شما را به صورت اتوماتیک انجام داده و بطور دقیق  روند فعالیت شما را در کمترین زمان پیگیری میکند.

شما تنها روال کاری خود را ترسیم و مابقی کار را به سیستم واگذار می کنید.

مراحل کار اتوماسیون:

  • فعالیت مشتری:
    • ثبت نام و ورود به پنل کاربری
    • ثبت  سفارش و پرداخت هزینه

 

  • فعالیت اتوماسیون:
    • ذخیره مشخصات و سفارش مشتری
    • ارسال سفارش به بخش مدیریت
    • ارسال هزینه به امور مالی

  • وظیفه صاحبان کسب و کار:
    • می بایست روند فعالیت خود را در قالب ورک فلو ترسم کنید.
      • تمام مراحل انجام فرایند را ترسیم کنید.
      • زمان انجام هر فعالیت را تعیین کنید.
      • تیم انجام دهنده و مجریان فرایند را تعریف کنید.
      • دسترسی بخش های مورد نظر را تعریف کنید.
      • شرط ها و دستورالعمل کاری خود را تعریف کنید.
      • فرایند را اجرا کنید.
      • تحلیل نحوه انجام فعالیت کارمندان و روند انجام فرایند ها را مشاهده کنید.

  • فعالیت اتوماسیون:
    • ورود سفارش مشتری به لیست فرایندها و قرارگیری در فرایند مناسب برای انجام
      • شروع جریان کاری
      • وظیفه هر کارمند در کارتابل پنلش قرار میگیرد و پس از تایید به مرحله بعد میرود.
      • تکمیل فرایند مربوط به سفارش

 

  • فعالیت مشتری:
    • پیگیری سفارش خود از طریق سایت (در حال بررسی – در حال اجرا – آماده تحویل)

 

  • فعالیت اتوماسیون:
    • ارسال سفارش به مشتری
    • ثبت گزارش مربوط به فعالیت انجام شده.

 

  • فعالیت مشتری:
    • دریافت محصول
    • ارسال گزارش در مورد محصول در صورت لزوم